Personvern

Personvern Vietnam by Topas

Denne personvernpolitikken er fastlagt av Topas Travel og Vietnam by Topas (samlet betegnet som «Topas», «vi», «oss» eller «vår» nedenunder), og gjelder alle våre kunder, leverandører og samarbeidspartnere.

1. Om Topas Travel

Vietnam by Topas er en avdeling av reisebyrået Topas Travel, som utvikler, selger og gjennomfører reiser til Vietnam med autentiske naturopplevelser med respekt for kultur, natur og miljø.

Som en del av driften i selskapet innhenter og behandler Vietnam by Topas personopplysninger for å oppfylle formålene som er beskrevet i denne personvernpolitikken. Vietnam by Topas er dataansvarlig i forhold til behandlingen av personopplysningene til disse formålene.

Hvis du har spørsmål til personvernpolitikken eller til vår behandling av dine personopplysninger, kan du kontakte oss:

Vietnam by Topas
c/o Topas Travel
Bakkelyvej 2
DK-8680 Ry
info@vietnambytopas.no

2. Datasikkerhet er viktig for oss

For oss er ansvarlig håndtering av personopplysninger som er samlet inn i forbindelse med driften av selskapet, avgjørende for våre forretningsmål og vårt omdømme. Denne personvernpolitikken forklarer hvordan dine personopplysninger samles inn og brukes når du er kunde, leverandør eller samarbeidspartner hos Vietnam by Topas og hvordan du kan få innsikt i dine egne personopplysninger.

3. Hva er personopplysninger?

Personopplysninger er enhver informasjon som identifiserer en fysisk person. Med en identifiserbar fysisk person menes en person som kan identifiseres direkte eller indirekte, blandt annet med et identifikasjonsnummer eller et eller flere særtrekk som er spesifikke for en gitt persons identitet.

4. Hva slags personopplysninger behandler vi om deg og hvorfor?

Informasjonen vi samler inn om deg vil bli brukt til forskjellige formål i forbindelse med ditt kundeforhold og driften av vårt selskap. Opplysningene kan variere, alt etter om du er kunde, leverandør eller samarbeidspartner. Men generelt vil det være opplysninger angående kundeadministrasjon, leverandøradministrasjon, samt opplysninger angående Vietnam by Topas` rettigheter og plikter.

Unnlatelse av å opplyse personlig informasjon fra din side kan bety at Vietnam by Topas ikke vil være i stand til å oppfylle sine forpliktelser i forbindelse med ditt kunde- eller leverandørforhold.

Vietnam by Topas innhenter og behandler vanligvis kun vanlige personopplysninger. I spesifikke tilfeller ved bestilling av en reise kan det forekomme at vi er nødt til å behandle  sensitiv personlig informasjon i begrenset omfang (f.eks. informasjon om spesialmat på din flyreise eller opplysninger om særlig assistanse på din reise), samt informasjon om personnummer (f.eks. i forbindelse med en kopi av pass til evt. visum) som er nødvendig for bestilling av den ønskede reise.

4.1 Informasjon om våre kunder

Vietnam by Topas vil typisk samle inn / behandle følgende informasjon om våre kunder (eller potensielle kunder) utelukkende på grunnlag av informasjonen du gir oss når du bestiller en reise eller ber om et tilbud, f.eks. online via hjemmesiden eller ved å kontakte oss på e-post eller telefon. Følgende informasjon kan samles inn: kontaktinformasjon (fornavn, mellomnavn, etternavn, adresse, telefonnummer, e-postadresse og evt. stilling/yrke), personnummer (for bruk i visumsøknader etc – dette krever samtykke), passnummer, bankinformasjon, informasjon om betalingskort, informasjon om spesielle preferanser på reisen (f.eks. spesialkost, særlig assistanse ved sykdom eller liknende under reisen), helseinformasjon(hvis dette er nødvendig i forhold til aktiviteter på reisen, og det er informasjon som du selv finner vesentlig at vi skal ha), høydeinformasjon (for bruk ved bestilling av sykkel osv.), informasjon om hvilke språk du snakker, statsborgerskap, kontaktinformasjon til ditt forsikringsselskap, informasjon du opplyser om i forhold til særskilte preferanser til markedsføring, eller kommunikasjon, samt informasjon som du gir oss hvis du kontakter oss med et spørsmål for å fortelle om et problem, eller når du i øvrigt kontakter oss i forbindelse med ditt kundeforhold.

4.2 Informasjon om våre leverandører og samarbeidspartnere

Opplysninger du gir oss i forbindelse med inngåelse av en leverings- eller samarbeidsavtale, inkludert kontaktinformasjon (arbeid, stillingstittel, fornavn, mellomnavn, etternavn, adresse, telefonnummer og e-post adresse), informasjon som du gir oss om dine preferanser i forhold til markedsføring, eller kommunikasjon, samt informasjon du gir oss hvis du kontakter oss med et spørsmål for å gi beskjed om et problem, eller når du i øvrigt kontakter oss som en del av vårt samarbeid.

5. Hva bruker vi dine personopplysninger til?

Vietnam by Topas behandler dine personopplysninger til de formålene som er beskrevet nedenfor. Vær oppmerksom på at ikke alle de oppgitte formålene, kategorier av opplysninger, mottakere av informasjon eller typer informasjonsbehandling gjelder for deg i alle tilfeller.

Vietnam by Topas behandler kun dine personopplysninger i den grad det er nødvendig i forbindelse med ditt kunde-, leverandør- eller samarbeidsforhold (under hensyntagen til interesser i hvert tilfelle) eller i samsvar med gjeldende lov.

5.1 Kundeadministrasjon

Vietnam by Topas behandler dine personopplysninger i forbindelse med etablering og kontinuerlig administrasjon av ditt kundeforhold til Vietnam by  Topas som en del av driften av vårt selskap, inkludert bestilling av reise og levering av våre øvrige produkter (for eksempel visumsøknader, avbestillingsforsikring, transporttjenester, deltagelse i foredrag etc.) opprettholde vårt kunderegister, fakturering, inkasso, markedsføring, statistikk osv. Vi lagrer informasjon om våre kunders reisemål, som kan sees ved å logge inn på siden «Min reise med Topas», for å best mulig å rådgi våre kunder og samtidig tilby en tjeneste der våre kunder kan få tilgang til deres reisehistorikk. All statistikk og analyser utarbeides i anonymisert format og inneholder derfor ikke informasjon som viser direkte til deg som person.

5.2 Administrasjon av leverandør- og samarbeidsforhold

Vietnam by Topas behandler dine personopplysninger i forbindelse med administrasjon av leverandør- og / eller samarbeidsforhold der du er en leverandør eller samarbeidspartner eller er kontaktperson til en leverandør eller en samarbeidspartner som Vietnam by Topas arbeider sammen med i forbindelse med driften av vårt selskap, inkludert opprettholdelse av vårt CRM-register med informasjon om våre kontaktpersoner hos våre leverandører og samarbeidspartnere.

5.3 Overholdelse av gjeldende lover og regler

Vietnam by Topas behandler din personlige informasjon i forbindelse med overholdelse av lover og regler, som Vietnam by Topas er underlagt i forbindelse med driften av selskapet eller for å oppfylle forskjellige rapporterings- eller opplysningsforpliktelser i henhold til gjeldende lover og regler.

Vietnam by Topas bruker ikke dine opplysninger til å ta avgjørelser utelukkende basert på automatisk behandling, inkludert profilering.

Vietnam by Topas streber etter å sikre at all personlig informasjon vi behandler er nøyaktig og oppdatert. Vi ber deg derfor alltid varsle oss om endringer i dine personlige forhold (f.eks. adresseendring) slik at vi kan sikre at dine personopplysninger alltid er korrekt og oppdatert.

6. Juridisk grunnlag for behandling av dine personopplysninger

Vietnam by Topas behandler i utgangspunktet informasjonen om deg på ett av følgende grunnlag: (1) inngå eller oppfylle din kontrakt / kjøp av reiser med Vietnam by Topas, (2) hensynet til Vietnam by Topas legitime interesser, dvs. formålene beskrevet ovenfor, (3) ditt samtykke, (4) oppfyllelse av en juridisk forpliktelse pålagt av Vietnam by Topas, (5) beskyttelse av din eller en annen fysisk persons vitale interesser, (6) behandlingen er nødvendig , for at et rettskrav skal kunne etableres, håndheves eller forsvares, og (7) behandlingen er nødvendig for å overholde Topas eller dine arbeids-, helse- og sosialrettslige forpliktelser i henhold til nasjonal- eller EU-lovgivning. I tillegg kan det være situasjoner der vi behandler dine personopplysninger av hensyn til tredjeparts legitime interesser for formålene beskrevet ovenfor, med mindre hensynet til dine interesser veier tyngre.

7. Deling av personopplysninger

Vietnam by Topas vil bare gi informasjonen videre i den grad det er nødvendig for driften av vårt selskap, inkludert å kunne levere dine reiser så vel som de andre produktene du har kjøpt fra oss i forbindelse med bestilling av reisen.

Vietnam by Topas vil vanligvis gi følgende personlig informasjon videre til følgende mottakere i forbindelse med bestilling av en reise og relaterte produkter:

7.1 Globale distribusjonssystemer (GDS)

En GDS er et IT-nettverkssystem som eies eller drives av et selskap som muliggjør transaksjoner mellom reisebransjens tjenesteleverandører, hovedsakelig flyselskaper, hotell, bilutleiefirmaer og reisebyråer. En GDS kobler sammen tjenester, priser og booking ved å konsolidere produkter på tvers av de tre reisesektorene, dvs. flyreservasjoner, hotellreservasjoner og leiebil.

Vietnam by Topas bruker følgende GDS-er som en del av vår drift: Amadeus

7.2 Flyselskaper

Vietnam by Topas gir personlig informasjon videre til flyselskapene når du bestiller reisen. I forbindelse med bestillingen av flyreisen din, vil vi typisk videreformidle informasjon om fornavn, mellomnavn, etternavn, avreiseflyplass, destinasjon, dato for avreise og hjemreise, spesielle forespørsler i forbindelse med reisen, inkludert bestilling av spesielle menyer under flyturen og eventuelt behov for særlig assistanse på det valgte flyet eller på flyplassen.

I tillegg vil vi videreformidle informasjon om ditt passnummer til flyselskapet, i forbindelse med reise til særlig destinasjoner.

7.3 Hoteller

Vietnam by Topas videreformidler personlig informasjon til hotellene du vil bruke på reisen. For å kunne bestille hotellovernattinger, vil vi typisk videreformidle informasjon om fornavn, mellomnavn, etternavn, destinasjon, dato for ankomst og avreise, romkategori og navn på evt. reisefølge, samt spesielle ønsker i forbindelse med reisen, inkludert eventuelle. spesielle behov som skal oppfylles under ditt hotellopphold.

7.4 Busselskaper

Vietnam by Topas videreformidler personlig informasjon til busselskaper når de blir brukt som en del av reisen du kjøper. I forbindelse med bestillingen av bussturen vil vi i noen tilfeller videreformidle informasjon om fornavn, mellomnavn, etternavn, henteplass, dato og klokkeslett for bussturen, samt destinasjon.

7.5 Rederier

Vietnam by Topas videreformidler din personlige informasjon til rederier hvis du skal på en båtur som en del av reisen din. For å bestille båtturen vil vi vanligvis videreformidle informasjon om fornavn, mellomnavn, etternavn, destinasjon, reiserute, dato og klokkeslett for avreise og hjemreise, og eventuelt spesielle ønsker i forbindelse med seilasen. Visse destinasjoner krever også informasjon om passnummeret ditt, som dermed blir videreformidlet.

7.6 Reisebyråer og agenter / eksterne Topas turledere / leiebil

Hvis du i løpet av reisen din skal delta i utflukter eller har bruk for transport mellom to destinasjonr, kan Vietnam by Topas videreformidle personlig informasjon til reisebyråer/agenter eller eksterne turledere på destinasjonen. Disse personene har til oppgave å arrangere de aktuelle utfluktene eller transport ved å bestille de ønskede tjenestene fra lokale leverandører på destinasjonen. For bestilling av utflukter, transport, etc. eller ved bestilling av  leiebil, videreformidler vi vanligvis informasjon om fornavn, mellomnavn, etternavn, dato og tidspunkt for ankomst og / eller avreise, type kjøretøy, destinasjon og spesielle ønsker i forbindelse med transport eller utflukt – inkludert bestilling av evt. spesialmat.

8. Internasjonal overføring av dine personopplysninger

I forbindelse med Vietnam by Topas drift av selskapet, kan dine personlige opplysninger bli overført til land utenfor EU / EØS når du bestiller en tur hos oss. For å kunne tilby våre tjenester til deg, må vi i noen tilfeller bruke samarbeidspartnere og leverandører utenfor EU / EØS.

Uten muligheten for å overføre dine personopplysninger til mottakere utenfor EU / EØS, vil Topas ikke kunne tilby den ønskede reisen til deg. Dette gjelder hvis bestilling av reisen krever overføring av informasjon til mottakere utenfor EU / EØS, for eksempel for å kunne bestille fly, hotell osv. på ditt reisemål.

Lov om databeskyttelse i disse landene kan være mindre strenge enn det er i Norge og resten av EU / EØS, siden dette i de fleste tilfeller vil være land der EU-kommisjonen har vurdert at nivået for databeskyttelse ikke er på høyde med databeskyttelsenivået innenfor EU / EØS.

Der det er praktisk mulig for oss, vil overføringen av dine personopplysninger skje på grunnlag av standardoverføringskontrakter som er utarbeidet av EU-kommisjonen som er spesielt utarbeidet for dette formålet. For overføringer til USA vil disse så langt det er mulig gjøres på grunnlag av Privacy Shield. Privacy Shield er en avtale mellom EU og USA, som blant annet beskriver et sterkt sett med databeskyttelsesregler og sikkerhetstiltak som amerikanske selskaper som melder seg inn i ordningen er pålagt å overholde når de behandler personopplysninger.

I noen tilfeller vil det imidlertid ikke være mulig for Vietnam by Topas å inngå en standard overføringskontrakt eller å bruke Privacy Shield som et lovlig overføringsgrunnlag. I slike tilfeller vil overføringen av informasjonen skje på grunnlag av artikkel 49 nr. 1 bokstav b) i databeskyttelsesforordningen, ettersom overføring av dine personopplysninger til det landet er nødvendig med det formål å oppfylle kontrakten mellom deg og Topas (bestilling av reisen din) eller av hensyn til å iverksette tiltak som er tatt på din forespørsel før inngåelse av en slik kontrakt.

Det er derfor viktig å merke seg at overføringen av dine personopplysninger til ikke-EU / EØS-land når du bestiller en reise med Topas betyr at dine personopplysninger ikke vil få den samme beskyttelsen som norske eller EU- juridiske regler.

Ved overføring av informasjonen er det en mulig risiko for at det i det aktuelle landet ikke er noen klare, presise og tilgjengelige regler for landets  myndigheter og deres adgang til bruken av dine personopplysninger; at det ikke er regler om at landets myndigheters tilgang til dine opplysnigner skal være nødvendig og proposjonal; at landet ikke har en uavhengig og effektiv tilsynsmyndighet, og at landet ikke har tilgjengelige og effektive lov-virkemidler for de registrerte.

Hvis du ikke ønsker at Vietnam by Topas skal videreformidle dine personlige opplysninger til mottakere utenfor EU / EØS når du bestiller turen (e), vennligst informer oss om dette ved bestilling.

Vietnam by Topas vil ikke under noen omstendigheter videreformidle din personlige informasjon til mottakere utenfor EU / EØS, med mindre dette er nødvendig for driften og for å oppfylle dine behov ved for eksempel å kunne levere den ønskede reisen til deg.

9. Data integritet og sikkerhet

Personopplysninger oppbevares av Vietnam by Topas for å oppfylle formålet for det som de ble samlet inn til, inkludert oppbevaring som er nødvendig for å oppfylle nasjonale lovkrav, herunder lovpålagte oppbevaringsperioder i forbindelse med bokføring, etc.

Det er Vietnam by Topas` ansvar å beskytte personopplysninger ved å ha tilstrekkelige tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak. Vi lagrer informasjon om våre kunders reisemål, som kan sees ved å logge inn på siden «Min reise med Topas», for å best mulig gi råd til våre kunder og samtidig tilby en tjeneste der våre kunder kan få tilgang til deres reisehistorikk.

10. Dine rettigheter

Du har til enhver tid rett til å hevde dine rettigheter i henhold til gjeldende databeskyttelseslover. Du kan blant annet be om tilgang til personopplysningene som Vietnam by Topas har, samt innvende mot behandlingen av informasjonen, inkludert innvendinger mot automatiserte beslutninger og profilering eller mot bruk av dine personopplysninger til direkte markedsføring. I tillegg kan du be om rettelse eller sletting av uriktig informasjon om deg selv, anonymisering av eldre reisehistorikk, trekke tilbake samtykke til å behandle dine personopplysninger og hevde din rett til dataportabilitet.

Hvis du ønsker å utøve en eller flere av dine rettigheter, kan du kontakte oss på info@vietnambytopas.no. Forespørselen din vil til enhver tid bli behandlet i samsvar med gjeldende databeskyttelseslover.
Klager på Topas’ behandling av dine personopplysninger kan gjøres til:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
1300 København K
E-post: dt@datatilsynet.dk

11. Oppdateringer

Topas Travel evaluerer og oppdaterer kontinuerlig denne personvernregelene. Derfor bør du regelmessig sjekke personvernerklæringen for eventuelle endringer som kan påvirke behandlingen av din personlige informasjon.
Sist oppdatert 18/5-18